Automazione della gestione dei visitatori per inprotec – friendlyway
Profilo del cliente
Dal 1999 con sede a Heitersheim, inprotec GmbH è il principale fornitore di servizi nel campo dell’essiccazione conto terzi e della lavorazione conto terzi di polveri e granuli. Grazie all’impiego della tecnologia di essiccazione a letto fluido e a spruzzo, nonché a soluzioni di confezionamento personalizzate, l’azienda offre soluzioni su misura per soddisfare le esigenze specifiche dei clienti. Con circa 250 dipendenti in due sedi in Germania e una capacità produttiva totale di circa 160.000 tonnellate all’anno, inprotec rifornisce vari settori industriali, tra cui detergenti e prodotti per la pulizia, additivi per mangimi e chimica speciale. L’impiego di tecnologie efficienti e l’ampio know-how nel settore dell’essiccazione hanno consolidato inprotec come partner affidabile per molte aziende di fama internazionale.
Ulteriori informazioni sull’azienda sono disponibili su inprotec.de
“Con friendlyway siamo riusciti a rendere la nostra gestione dei visitatori moderna, sicura e comoda sia per i visitatori che per i dipendenti. Il team friendlyway ha soddisfatto al 100% le nostre esigenze e si è dimostrato un partner competente e affidabile.”
Sfida
inprotec era alla ricerca di una soluzione digitale per l’area di accoglienza nella sede centrale di Heitersheim, con l’obiettivo di rendere più efficiente il flusso dei visitatori. Ogni mese vengono accolti decine di visitatori diversi, principalmente fornitori di servizi. La gestione di queste visite era finora affidata a un’unica dipendente, con un notevole carico di lavoro. L’obiettivo era digitalizzare completamente reception e gestione visitatori, soddisfacendo i seguenti requisiti:
- Check-in autonomo dei visitatori
- Fornitura di informazioni come linee guida per i visitatori o protocolli Covid
- Stampa di badge visitatori
- Notifica telefonica ai responsabili
- Report e registrazione dettagliata di visitatori e aziende esterne
La soluzione
Il cliente ha scelto il chiosco semi-outdoor Empire 22 Pro e il software friendlyway VISITOR FLOW per affrontare queste sfide. L’implementazione ha portato numerosi vantaggi:
- Inviti semplici, anche tramite Outlook: le visite vengono create in modo intuitivo sulla piattaforma friendlyway, tenendo conto del tipo di visitatore e delle relative istruzioni di sicurezza. L’ospite riceve un’e-mail di invito con un QR code per il check-in rapido in loco. Inoltre, è possibile invitare i visitatori direttamente dal calendario Outlook del dipendente responsabile.
- Check-in autonomo dei visitatori: grazie al chiosco Empire 22 Pro, i visitatori possono registrarsi autonomamente, riducendo notevolmente il carico di lavoro della receptionist. Digitalmente, l’intero processo di registrazione richiede appena 20 secondi.
- Istruzioni digitali: i visitatori possono consultare linee guida e protocolli sanitari direttamente sul chiosco e confermarne la presa visione. Gli ospiti preregistrati possono farlo in anticipo tramite registrazione online, risparmiando ancora più tempo all’arrivo. In questo modo, tutti i visitatori sono sempre informati e conformi.
- Stampa di badge visitatori: il chiosco stampa automaticamente badge che consentono l’accesso all’azienda e aumentano la sicurezza.
- Notifica telefonica: all’arrivo e al check-in del visitatore, i referenti vengono immediatamente avvisati via e-mail e/o telefonata. L’ospite si sente accolto e viene subito ricevuto da un dipendente inprotec.
- Report e registrazione: la soluzione VISITOR FLOW registra in dettaglio tutti i visitatori e i collaboratori delle aziende esterne, consentendo un monitoraggio completo e un’analisi accurata dei flussi di visitatori.
Chiosco friendlyway Empire 22 davanti all’ingresso della sede centrale inprotec a Heitersheim
Risultato
Dalla messa in funzione del chiosco Empire 22 Pro e della soluzione VISITOR FLOW di friendlyway, inprotec dispone di una reception moderna e completamente automatizzata.
La digitalizzazione della gestione visitatori ha ridotto notevolmente il carico di lavoro della dipendente precedentemente responsabile, migliorando al contempo l’efficienza e la soddisfazione degli ospiti.
Inoltre, il rispetto delle normative di conformità è stato integrato stabilmente, aumentando la sicurezza aziendale. Il risultato: processi di accoglienza e gestione visitatori in inprotec digitali, sicuri e pronti per il futuro.
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